DDI-numre i Microsoft Teams – effektiv styring af direkte opkald

Hvad er DDI-numre?

DDI står for Direct Dial-In, og et DDI-nummer er et unikt telefonnummer, der gør det muligt at ringe direkte til en medarbejder uden at skulle igennem en reception, et hovednummer eller en omstilling.

I Microsoft Teams fungerer DDI-numre som individuelle forbindelser mellem det offentlige telefonnet og specifikke brugere i organisationens Teams-miljø. Det betyder, at en person uden for virksomheden kan ringe direkte til en medarbejders Teams-klient, uden behov for yderligere viderestilling.

Hvorfor er DDI-numre vigtige?

I en moderne virksomhed med Microsoft Teams som telefoni- og samarbejdsplatform er DDI-numre afgørende for effektiv kommunikation.

De gør det muligt for:

• Kunder at komme direkte i kontakt med den relevante person

• Medarbejdere at have deres eget professionelle nummer

• Virksomheden at opretholde en struktureret nummerplan

• IT-afdelingen at administrere telefoni på en skalerbar måde

DDI-numre forbedrer tilgængeligheden og reducerer ventetid for både kunder og kolleger.

DDI-numre og Microsoft Teams telefoni

For at anvende DDI-numre i Microsoft Teams kræves det, at virksomheden har sat telefoni op via enten Microsoft Calling Plan eller Direct Routing.

• Med Calling Plan leverer Microsoft både telefonnumre og forbindelse til PSTN-nettet

• Med Direct Routing bruger virksomheden sin egen teleudbyder via en Session Border Controller (SBC)

Uanset hvilken løsning der vælges, skal hver bruger tildeles et DDI-nummer, for at vedkommende kan modtage eksterne opkald.

Sådan tildeles DDI-numre

Tildeling af DDI-numre i Microsoft Teams kan ske via:

• Microsoft Teams Admin Center, hvor man manuelt angiver nummer til brugeren

• PowerShell, hvor man med scripts kan automatisere tildelingen

• Tredjepartsværktøjer, fx DDI Manager, der giver et brugervenligt overblik og automatiserer processen

Med DDI Manager fra Performance Metrics kan virksomheder nemt:

• Se hvilke numre der er i brug, ledige eller reserverede

• Tildele og frigive numre med få klik

• Sikre korrekt nummerstruktur og format

• Undgå fejl og dobbeltbrug

• Trække rapporter og historik

Det gør det lettere at håndtere nummerporteføljer, især i organisationer med mange brugere eller hyppige ændringer.

Integration med brugeradministration

Når DDI-numre tildeles, knyttes de direkte til brugerens Teams-konto. Det betyder, at brugeren automatisk modtager opkald i Teams-appen, uanset om vedkommende er logget på fra en pc, mobiltelefon eller Teams-telefon.

Opkald kan viderestilles, overføres, optages og håndteres med de funktioner, der allerede findes i Microsoft Teams og Microsoft Phone System.

Samtidig kan nummeret vises som afsender ved udgående opkald, hvilket sikrer en ensartet og professionel fremtoning over for eksterne kontakter.

Fordele ved at bruge DDI-numre i Teams

• Direkte adgang: Brugere kan kontaktes uden om fællesnumre og reception

• Skalerbarhed: Nye medarbejdere kan hurtigt få tildelt et nummer

• Effektiv administration: Mindre behov for manuel viderestilling

• Mobilitet: Brugere er tilgængelige på samme nummer, uanset hvor de arbejder fra

• Bedre kundeoplevelse: Kortere ventetid og færre forkerte omstillinger

Disse fordele gør DDI-numre til en central komponent i enhver velorganiseret Teams-telefoniopsætning.

Best practice for DDI-administration

Virksomheder, der ønsker at administrere DDI-numre effektivt, bør:

• Have et overblik over alle nummerblokke og deres status

• Bruge automatiserede værktøjer til at tildele og vedligeholde numre

• Indføre standarder for nummerstruktur og dokumentation

• Integrere DDI-administration med onboarding og offboarding-processer

• Sørge for løbende opfølgning på nummerforbrug og tilgængelighed

Ved at strukturere DDI-håndteringen effektivt undgår man spild og sikrer en bedre oplevelse for både medarbejdere og eksterne kontakter.

En vigtig del af en professionel Teams-telefoni

DDI-numre er ikke blot tekniske detaljer, men en vigtig del af virksomhedens kommunikationsinfrastruktur. Når de administreres korrekt, giver det større fleksibilitet, bedre service og lavere omkostninger.

I kombination med værktøjer som DDI Manager og en gennemarbejdet Teams-opsætning, bliver DDI-numre en strategisk ressource i en moderne digital arbejdsplads.